Quais documentos as empresas optantes pelo Simples Nacional devem enviar aos seus contadores?

Empresas de qualquer modalidade, entre elas as optantes pelo Simples Nacional, precisam fornecer, mensalmente, os documentos necessários para seu contador, mantendo tudo organizado em pastas e estabelecendo um dia fixo de remessa mensal ou quinzenal de todas essas informações.

Mas afinal, quais documentos estamos falando quando se trata de uma empresa optante pelo Simples Nacional? A resposta é o que você encontra nesse artigo.

Documentos para cálculo do imposto

O primeiro passo receber mensalmente da empresa os documentos necessários para o cálculo dos impostos mensais, o DAS (sigla para Documento de Arrecadação Simplificada). Nesse caso, todos os tributos são unificados e pagos por meio de uma única guia. Para o cálculo do valor exato, é preciso observar o seguinte:

• Todas as notas fiscais que tenham sido emitidas no mês;
• No caso das empresas de serviço, é preciso ainda informar se houve algum tipo de retenção em cada uma das notas fiscais.

Esse é o básico que se aplica mesmo àquelas empresas que têm apenas um ou dois funcionários, no caso os proprietários. É bastante comum que os empreendedores em início de carreira não saibam dessa obrigação e deixem passar prazos. Quando procuram o contador, já é tarde demais e aí há a incidência de multas por eventuais atrasos. O vencimento da DAS geralmente é no dia 20 do mês seguinte à apuração.

A empresa tem funcionários?

Já para aqueles que têm funcionários ou mesmo para aqueles que têm um pró-labore definido, é preciso ficar atento a outros documentos que precisam ser enviados mensalmente:

• Dados relacionados a horas extras, faltas, atestados médicos e adiantamentos;
• Rescisões contratuais e alterações de salário ou cargo dos funcionários;
• Informações relacionadas à retirada mensal de valores (pró-labore).

Por fim, em diversas ocasiões, a empresa pode precisar preparar um balanço patrimonial. Aí, a lista de documentos aumenta e é necessário que a empresa tenha um controle maior sobre os pagamentos e recebimentos.

Confira uma lista simples de quais documentos pedir:

• Notas fiscais e cupons relacionados a despesas operacionais;
• Cópia dos comprovantes de pagamentos de impostos e encargos;
• Extratos bancários, comprovantes de aplicações financeiras e faturas de cartão de crédito;
• Documento de controle de caixa da empresa;
• Relatórios informando as obrigações de pagamentos e recebimentos junto aos fornecedores;
• Cópias de comprovantes de pagamentos de empréstimos, de financiamentos e de leasing.

Fonte: IOB