24/11 A importância da melhoria na comunicação interna corporativa

Com tantas mudanças na sociedade, saber comunicar tornou-se algo essencial para todos os indivíduos. E não somente para eles, as empresas também devem se preocupar com a comunicação principalmente entre os seus colaboradores.

A comunicação organizacional é de extrema importância para as organizações, pois visa passar informações, tomadas de decisões corretas e desenvolver relacionamentos que integram e coordenam todas as partes.

É fundamental que as organizações reconheçam cada vez mais o papel da comunicação como estratégia de vantagem competitiva para a vida da empresa.

Transmitir informações de forma rápida e adequada é uma estratégia fundamental para o sucesso de uma organização. As empresas devem adotar cada vez mais processos que auxiliam na flexibilização e divulgação da informação, e em consequência, facilitando o seu fluxo entre todos os colaboradores.

É importante que a empresa encare a comunicação como uma aliada para os negócios, pois o bom relacionamento com seus públicos, seja interno ou externo, assegura o reconhecimento perante a sociedade, valoriza os recursos e o potencial de seus colaboradores, e auxilia no fortalecimento da reputação e fortalecimento da marca.

A alta direção de qualquer organização precisa conhecer e acreditar no poder da comunicação interna, pois é através dela com uma boa relação com o público interno, de forma eficiente, que a empresa poderá transmitir a sua imagem ao seu público externo, pois são eles, os responsáveis por essa imagem.

A gestão eficaz da comunicação melhora o clima organizacional, ajuda a motivar os colaboradores que passam a confiar mais na empresa onde trabalham, pela maior interação nos seus processos internos, por opinar e participar das decisões, além de reduzir os custos e aumentar a produtividade.

A comunicação interna também aparece como uma medida para resolução de problemas, já que não somente na esfera empresarial, mas em qualquer outra, a origem e a solução dos conflitos reflete-se no entendimento de pessoas e entre pessoas, e um sistema de comunicação interna facilita a troca de informações para esse entendimento.

Uma equipe de grandes talentos, com a motivação em altos níveis, certamente é um dos pontos circunstanciais ao sucesso empresarial. Considerando a importância da informação, é correto afirmar que a comunicação interna é um dos principais pontos. Esta afirmação decorre do fato de que a comunicação interna, quando em pleno exercício, também é sinônimo de motivação, já que funcionários bem informados e integrados com a organização passam a sentir-se parte dela, caminhando no mesmo sentido. E de nada adianta um grupo bem motivado se não houver interação entre seus membros. Somente com uma boa comunicação é que se torna possível a potencialização da força humana na empresa.

Pessoas bem informadas conscientes do processo em qual participam, produzem mais, criam menos problemas e permanecem motivadas.

Se você tem ou administra uma empresa com uma ou mais filiais, e que os funcionários tem uma necessidade de comunicação constante, é imprescindível quebrar essa paradigma e adotar uma ferramenta de comunicação. E mais importante ainda é que a ferramenta seja de uso privado, onde somente os colaboradores tem acesso, garantindo desta maneira a privacidade das informações e evitando a comunicação com pessoas que não fazem parte do plano colaborativo.

A utilização de sistemas de comunicação privados melhoram esse processo, e seu uso vem aumentando muito no ambiente corporativo e como principais benefícios podemos destacar:

• Evita a utilização de comunicadores públicos, como o Skype e Facebook, que são abertos a outros usuários que não fazem parte do corpo de funcionários da empresa.
• Aumenta a confidencialidade e integridade, evitando o risco de vazamento de informações da empresa, pois o acesso é restrito somente aos colaboradores.
• Economia de recursos como papel e telefonia.
• Aumento de produtividade dos colaboradores.
• Aumento na rapidez para tomada de decisão
• Apoia os requisitos para a implantação do Sistema de Gestão da Segurança da Informação (SGSI).
• Permite às organizações com unidades dispersas fisicamente a possibilidade de integrar suas atividades como se estivessem todas reunidas em um só espaço.

Alguns dos sistemas direcionados para uso empresarial disponíveis hoje no mercado são:

• Chat Seguro - É brasileiro e grátis até 5 usuários, é simples, fácil de utilizar e com baixo custo, parecido com o antigo MSN, com divisão da lista de contatos por Unidade e Setor. Não precisa investir em infraestrutura pois utiliza servidores na nuvem.
• IBM Sametime - É um sistema de colaboração bem completo
• Microsoft Lync - É um software de comunicação bem completo, faz parte do pacote Office 365, que pode ser adquirido separadamente. Porem possui um custo elevado. Indicado para grandes empresas que já utilizam o Office. Algumas empresas oferecem o serviço na nuvem como a Embratel
• Openfire + Sparc - É software livre, porem necessita de um nível elevado de conhecimento em tecnologia para implementação e tambem precisa de investimento em infraestrutura de servidores próprios. Site: http://www.igniterealtime.org/projects/spark/

Para a comunicação com o ambiente externo, com os clientes por exemplo, a empresa deverá adotar canais de comunicação como Atendimento Online, sistemas de CRM, e sistemas que monitoram e tem interação com redes sociais.

Conclusão

A comunicação interna deve atingir todas as pessoas que compõem o grupo funcional, ou seja, toda a hierarquia, desde o nível operacional ao nível administrativo.

A Comunicação Interna na organização deve ser priorizada, os tabus devem ser derrubados, velhos paradigmas serão desprezados para a construção de um novo modelo de comunicação, onde todos os funcionários serão envolvidos e participantes. Procurando saber o que os funcionários pensam, definindo mais claramente as suas responsabilidades e qual o seu papel na estratégia para alcançar os objetivos.

Após a implementação de um sistema de comunicação pode-se notar uma nítida diferença positiva para o fluxo operacional da empresa. Atividades que antes ocupavam um determinado espaço de tempo, passam ser efetivadas e concluídas num tempo bem menor. Também há um aumento na motivação dos funcionários, já que quando os colaboradores estão informados dos objetivos da empresa passam a sentir parte dela, caminhando no mesmo sentido. Pessoas que antes eram extremamente fechadas, não demonstrando a intenção em se relacionar com os colegas de trabalho, atualmente se mostram bastante interessadas em ajudar seus colegas na execução das atividades, através de dicas, de observações e feedbacks.

por Genilto Dallo - Genilto é fundador do sistema Chat Seguro e co-fundador da empresa de tecnologia Let's Grow Sistemas. Especialista em Gestão de Tecnologia da Informação e graduado em Ciência da Computação.

Fonte: Administradores.com.br