Divulgadas orientações sobre assinatura e guarda eletrônica de documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho

O Secretário Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia dispôs sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho.

É considerada válida a utilização de certificação digital, no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para a criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:

a) Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);

b) Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);

c) Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);

d) Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT);

e) Programa de Proteção Respiratória (PPR);

f) Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);

g) Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural (PGSSMTR);

h) Análise Ergonômica do Trabalho (AET);

i) Plano de Proteção Radiológica (PRR);

j) Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;

k) certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;

l) laudos que fundamentam todos os documentos, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;

m) demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei nº 5.452/1943.

Os documentos acima mencionados, que já estiverem assinados no padrão da ICP-Brasil, serão considerados válidos, bem como a guarda em meio eletrônico, assinados manualmente, inclusive os anteriores à vigência desta Portaria, pelo período correspondente exigido na legislação própria, em especial para os fins de fiscalização quanto ao cumprimento, por parte do empregador, das obrigações de segurança e saúde no trabalho.

Contudo, os empregadores que optarem pela guarda de documentos devem manter os originais pelo mesmo período, proporcionando à Inspeção do Trabalho, caso julgue necessário, o acesso aos documentos físicos originais mediante prévia notificação.

A forma de assinatura, guarda e apresentação destes documentos é inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória nos seguintes prazos, contados da vigência desta Portaria:

a) 5 anos, para microempresas e microempreendedores individuais;

b) 3 anos, para empresas de pequeno porte; e

c) 2 anos, para as demais empresas.

Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada, devendo ser devidamente justificada pelo empregador, que comprovará a autenticidade e a integridade do documento.

(Portaria SEPREVT nº 211/2019 - DOU 1 de 12.04.2019)

Fonte: Editorial IOB