16/08 Custos Invisíveis: Como Conhecê-los, Como combatê-los e Melhorar o Lucro de Sua Empresa

Os custos invisíveis são as sanguessugas de uma empresa; pois, consomem tempo, energia, emoções e dinheiro, muito dinheiro de sua empresa, deixando-a cada vez mais debilitada, com reflexos diretos no seu LUCRO.

Mas, você me pergunta: Onde se escondem os custos invisíveis de minha empresa de serviços contábeis?

E eu lhe respondo: Na sua estrutura organizacional, nas pessoas que nela trabalham, nas tarefas que as pessoas executam, na tecnologia que elas utilizam e no ambiente em que elas convivem para execução de suas tarefas.

Sim, são nestas cinco variáveis: pessoas, estrutura, tarefas, tecnologia e ambientes, que se escondem os custos invisíveis de sua empresa de serviços contábeis.

Há estudos que apontam que os custos invisíveis representam entre 20% e 30% dos custos totais de uma empresa. (Antônio A. Moreira, Amcham, 08/2011).

Combater e vencer os custos invisíveis não só é um grande desafio, como também é um imperativo nos dias atuais, quando a tradicional equação “L = R - D” exige, cada vez  mais, controles apurados, medições contínuas e tomadas de decisões que otimizem e racionalizem cada vem mais o “D” (despesas), já que a empresa pouco, ou quase nada, pode fazer em relação ao “R” (receita), visto que, nos dias atuais, com tanta concorrência que existe, particularmente na área contábil, é o mercado que administra os preços de venda dos serviços e não mais o empresário.

Toda empresa tem custos invisíveis, inclusive as empresas de serviços contábeis, mas, nem todos querem eliminá-los, mesmo sabendo que eles reduzem os lucros das empresas, pois, os consideram inevitáveis e convivem pacificamente com eles, mesmo podendo combate-los de maneira eficaz.

Antes de conversarmos sobre como combatê-los e vence-los, vamos harmonizar nosso entendimento a respeito do que vem a ser “Custos Invisíveis”. Podemos dar este rótulo a todas as perdas de tempo, pessoas, oportunidades, clientes, fornecedores, prazos, documentos, produtos, materiais, serviços e informações, que as empresas sofrem por absoluta falta de praticar com eficácia os quatro princípios básicos de administração que nos ensinou Peter Drucker, considerado por muitos como o “pai” da Administração que são: o planejamento, a organização, a direção e o controle.

O que caracteriza fortemente os custos invisíveis é que aparentemente você não desembolsa nada no momento em que ocorrem seus eventos geradores e por isso pouca importância dá aos mesmos, esquecendo-se de que, mais dia, menos dia, a fatura chegará, seja na figura de uma despesa inesperada, num prejuízo que poderia ser evitado ou ainda numa oportunidade de negócios perdida.

A seguir, vou lhe apresentar uma breve relação contendo alguns exemplos típicos de custos invisíveis que ocorrem numa empresa, inclusive numa empresa de serviços contábeis, como decorrência de procrastinações, negligências, indiferenças e, acima de tudo, por falta da prática dos quatro princípios de administração acima mencionados.

Leia, pense e reflita se na sua empresa está (ão) presente (s)  algum (ns) dos exemplos abaixo:

Reuniões desnecessárias, protelamentos na tomada de decisão, procrastinação na execução de uma tarefa, arquivos desorganizados, clientes mal atendidos, tomadas de decisão tempestivas, conflitos internos, contas bancárias inativas, contratações de colaboradores sem perfil, complacência com comportamentos inadequados, centralização excessiva, delegação desordenada, falta de follow-ups, ausência de feedbacks, processos não padronizados, descontroles de datas de compromissos, feudos setoriais (turma daqui, turma dali), descaso com a manutenção, serviços errados que requerem nova execução, comunicações internas equivocadas, conflitos de autoridade (sócios, casal), segurança física e lógica precárias, controles inconfiáveis, bloqueios a ideias criativas e inovadoras, quadro desmotivado (cumpre a rotina e olhe lá): “quer algo a mais, peça para outro, por que isto não é problema meu!”.

Poderia citar mais alguns outros, mas, estes exemplos são suficientes para o nosso propósito. Reflita a respeito: Quantos destes exemplos podem ser encontrados em sua empresa? De um a todos, não importa a quantidade, nem a complexidade, o que deve importar para você é entender que definitivamente estes exemplos jogam no time dos “custos invisíveis” e devem ser combatidos e eliminados para melhorar o lucro do seu negócio.

Quais são seus efeitos? Podemos destacar alguns deles, tais como: Sistemas obsoletos, decisões tempestivas, tudo se torna urgente, falta de padronização, estrutura mal dimensionada, comunicações falhas, truncadas, ineficientes, retrabalhos, criação de feudos, perdas de informações e documentos, danos à imagem da empresa, insatisfação dos colaboradores, perdas de clientes, desperdício de tempo explicando o inexplicável e, principalmente, perda de dinheiro desnecessariamente.

Para identifica-los você deve efetuar um levantamento e uma análise detalhados dos modelos de gestão e da forma de execução de processos, prestação de serviços e atendimento aos clientes de sua empresa. Em seguida identifique e valorize, sempre que possível, as perdas, numa espécie de contabilidade informal, para conhecer os custos inerentes às ocorrências dos eventos formadores dos custos invisíveis.

Concluída esta fase, parta para identificação das causas prováveis que dão origem aos eventos que geram seus custos invisíveis, seus desdobramentos e consequências.

Encerrada esta etapa você estará preparado para iniciar o combate aos custos invisíveis, mas, lhe antecipo que esta não será uma tarefa fácil, exigirá muito de você, dentre outras coisas: coragem para mudar; definições de objetivos, prioridades e prazos, elaboração de Planos de Ação, suas execuções com permanente medição e avaliação dos resultados atingidos.

Será muito importante também que você treine seus colaboradores, aqueles que irão operacionalizar as mudanças, os novos processos, as novas rotinas internas, ou seja, aqueles que até então estavam acostumados a agir de um jeito e que agora deverão agir de outro, tinham uma atitude e agora deverão adotar outra, frente às novas regras, normas e procedimentos que você introduzir na sua empresa cujo objetivo primordial será o de eliminar os custos invisíveis de sua empresa.

Por fim, lembro-lhe que o combate aos custos invisíveis é semelhante ao trabalho de Sísifo, “um eterno empurrar a pedra morro acima”. Por isso, será necessário que você seja persistente, aja com racionalidade, exerça uma firme liderança, tenha foco e objetividade, pois, afinal, como já dizia Aristóteles, “Nós somos aquilo que fazemos repetidamente.  Excelência, então, não é um modo de agir, mas um hábito

Por Sérgio Lopes

Fonte: Essência Sobre a Forma