Ainda há muita gente que acredita que gestão de projetos é coisa que se faz apenas em grandes empresas, que possuem equipes numerosas ou orçamento alto para investir em uma série de ferramentas. Bem, esse pensamento não poderia estar mais equivocado. Saber como fazer gestão de projetos em pequenas empresas pode torná-las ainda mais competitivas, fazendo com que elas tenham condições de concorrer em pé de igualdade até mesmo com empresas maiores.
É claro que, para isso, é preciso prestar atenção em alguns detalhes. Você não deve fazer as coisas de qualquer jeito. Saber quais são as ferramentas adequadas para cada tarefa, por exemplo, é o primeiro passo. O essencial é a organização, pois muitas vezes mesmo sem gastar um real dá para arrumar a casa e conseguir ser mais produtivo no final do dia.
A primeira coisa que você deve ter em mente é que será preciso usar algumas ferramentas. Hoje, felizmente, existem dezenas de opções disponíveis e muitas delas são gratuitas. Portanto, um orçamento limitado não é desculpa para você deixar de organizar os seus projetos de forma que a sua equipe possa ser mais produtiva. Selecionamos aqui três ferramentas que podem ser mais do que suficientes.
A primeira delas é o Trello, talvez a melhor opção entre todas para gerenciamento de projetos. Por meio dele ,você pode gerenciar online grupos de trabalho, criar checklist de tarefas e ainda fazer comentários para cada um dos participantes. Ele permite que você tenha uma visão macro do projeto, indicando em que pé cada etapa está.
Se o seu problema não é com a distribuição das tarefas, mas sim com o fluxo e o andamento, então talvez você possa recorrer ao Heflo. Ele funciona de maneira similar ao Trello, mas traz mais recursos orientados para a colaboração entre os membros da equipe.
Por fim, recomendamos ainda o Cage, uma ferramenta voltada para a criatividade e que é mais utilizada em agências de publicidade. Em empresas fora dessa área, o serviço pode funcionar como um banco de ideia ou um gerenciador de brainstorming, podendo ser acessado e consultado por todos que precisam de insights.
Foque na execução
Você já deve ter passado por situações em que se levou mais tempo para amadurecer uma ideia e dar forma a ela do que para executá-la. Em linhas gerais, não há nada de errado com isso, desde que os prazos de execução sejam razoáveis. Passar dois meses apenas organizando como será o trabalho e depois se propor a executá-lo em apenas uma semana não é uma boa ideia.
Por isso é tão importante que você conheça as ferramentas e saiba como tirar o melhor de cada uma delas. Na hora de pensar no planejamento, você não deve perder o seu tempo customizando ferramentas ou criando metodologias complexas que vão atrasar o cronograma de implantação. Quanto mais tempo sobrar para a execução, melhor.
O mesmo vale para os processos de acompanhamento do trabalho. Se um colaborador passa mais tempo preenchendo um relatório sobre as tarefas do que executando a tarefa em si é sinal que há algo de errado com o relatório. Fazer registros e documentar os processos é importante, mas esse não deve ser o foco principal da empresa.
Divida um grande projeto em mini projetos de curto e médio prazo
A Copa do Mundo, a grosso modo, é um bom exemplo de como um grande projeto pode ser subdividido em pequenos projetos. O objetivo final é sempre o mesmo: fazer com que todas as partidas sejam realizadas, em bons estádios, de preferências lotados, e que tudo saia conforme o planejado durante um período de 30 dias.
Porém, para que esses 30 dias sejam impecáveis, é preciso que muitos pequenos projetos anteriormente tenham sido executados com sucesso. Os estádios precisam ficar prontos dentro de um prazo, os ingressos precisam ser vendidos dentro de outro prazo e até mesmo os sorteios de onde as equipes vão jogar, para que possam escolher os hotéis onde vão se hospedar, precisa ocorrer com antecedência.
Para que o resultado seja perfeito em sua empresa, você deve adotar o mesmo pensamento. Por exemplo, se você vai realizar um grande projeto daqui a seis meses e hoje você ainda não conta com um profissional adequado, talvez seja melhor contratá-lo com antecedência e treiná-lo para executar essa tarefa com desenvoltura quando chegar a hora do que fazer com que ele inicie na véspera e tenha que “sofrer” com a adaptação e produza menos.
Em outras palavras, você precisa pensar a sua empresa com pelo menos três a seis meses de antecedência e antecipar o planejamento daquilo que for possível. Quanto mais tempo você liberar para o momento da execução, muito provavelmente melhor será o desempenho dos seus colaboradores.
Fonte: Sage
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