No mundo dos projetos, assegurar o sucesso completo é a prioridade máxima do gestor responsável pelo gerenciamento de custos. Caso ele ultrapasse excessivamente o orçamento (o que não é tão raro por aí), seu triunfo pode ser questionado, mesmo que o projeto seja entregue dentro do prazo e que atenda às necessidades dos usuários finais.
É por isso que uma parte essencial da gestão de projetos é a boa administração dos custos. Gestores precisam cuidar meticulosamente dos seus orçamentos, a fim de evitar que os gastos previstos no início do projeto saiam do controle e acabem prejudicando os resultados finais.
E, para ajudar você nisso, seguem algumas dicas sobre como fazer o gerenciamento de custos ideal e garantir seu sucesso!
O gerenciamento de custos é o processo de estimar, alocar e controlar os gastos de um projeto. Ele permite às empresas projetar as despesas futuras, com o objetivo de reduzir as chances de elas ultrapassarem o budget.
Os custos do projeto são calculados durante sua fase de planejamento e devem ser aprovados antes dos trabalhos começarem. Com o plano sendo colocado em execução, todas as despesas devem ser documentadas e rastreadas, para que tudo permaneça dentro do orçamento inicial.
Quando o projeto for concluído, os custos projetados devem ser comparados com os custos reais, fornecendo um ponto de referência para futuros projetos e estimativas de budget.
O guia de conhecimento PMBOK divide o processo de gerenciamento de custos em quatro etapas, que buscam assegurar que o projeto seja concluído dentro do orçamento previsto.
Veja abaixo quais são elas, e como você deve proceder em cada uma:
1. Planejamento de recursos
Tudo começa com a elaboração do que será preciso durante o projeto. Ou seja, a quantidade de funcionários, se será preciso contratar terceiros, se os equipamentos que a empresa possuí serão suficientes ou se é preciso adquirir novos, quais materiais serão necessários etc.
O planejamento dos recursos deve ser minucioso, detalhando também a quantidade de cada item que será utilizado. Não se preocupe em pegar orçamentos nessa hora, mas foque seus esforços em programar, a partir das etapas do projeto, tudo o que será necessário para completar cada uma delas.
2. Estimativa de custos
Com o planejamento de recursos feito, passamos para a estimativa de custos. Obviamente, esse não é um valor aleatório, e deve ser determinado por meio de um estudo de quanto custará cada recurso necessário.
É aqui que você começa a ter contato com os valores envolvidos no projeto e deve aproveitar esse momento para pedir orçamentos e avaliar qual será a projeção de gastos do empreendimento.
3. Orçamento dos custos
Apesar de soar parecida com a etapa anterior, o orçamento de custos se difere das estimativas, pois é nesse momento que você conseguirá prever, com exatidão, qual será o investimento necessário para a conclusão do projeto.
Aqui, fornecedores são escolhidos, valores são fechados e você terá em mãos o valor total para realizar o projeto e levar para aprovação do cliente. É claro que pode acontecer de o orçamento variar ao longo da execução, e é por isso que a próxima etapa é tão importante.
4. Controle dos custos
O controle dos custos é o acompanhamento, ao longo da execução do projeto, dos gastos reais. É nesse momento que documentamos todas as despesas realizadas e rastreamos todos os gastos regularmente, para manter o projeto dentro do orçamento aprovado.
Você, como gestor, deve se incumbir de acompanhar pessoalmente todos os custos, desde a compra dos materiais até o pagamento de empresas terceirizadas, certificando-se de que o dinheiro realmente está sendo utilizado para a finalidade proposta e evitando que os gastos extrapolem o que foi estimado.
5. Etapa extra: estudo dos custos
O gerenciamento de custos acaba com o controle, mas após o término do projeto é muito importante fazer o estudo dos gastos dele.
Isso porque pode acontecer, por exemplo, de um projeto ficar dentro do custo estimado, porém, não em razão do gerenciamento ter sido correto, mas porque no fim das contas uma das áreas gastou mais do que o previsto, enquanto outra gastou menos.
A partir daí, é possível constatar se o gerenciamento de custos foi bem-sucedido, qual o seu nível de precisão e no que ele pode ser aprimorado para os projetos futuros.
Como otimizar os custos do seu projeto?
1. Faça revisões no orçamento
Um projeto rodando sem um gerenciamento frequente dos custos está fadado ao fracasso. Isso previne que sua estimativa fuja muito do previsto, pois um sobrecusto de 10% é mais fácil de ser corrigido do que um de 50%. Ao analisar constantemente seu limite de gastos, as chances de manter seus custos dentro do orçamento aumentam consideravelmente.
Reveja o uso de recursos: assim como o orçamento precisa sempre ser revisto, é essencial fazer o mesmo com os recursos utilizados. Reveja o número de pessoas trabalhando no projeto e as necessidades futuras dele semanalmente. Fazendo isso, você garante que está usando por completo os recursos que possui e que terá em mãos tudo o que será necessário para concluir o projeto.
2. Mantenha sua equipe informada
Sempre informe o time sobre as previsões de custos do projeto. Uma equipe informada possui maior controle das atividades e, portanto, dos gastos feitos.
3. Gerencie o escopo do projeto meticulosamente
Trabalhos não planejados podem aparecer sorrateiramente, fazendo o número de horas gastas aumentar e o orçamento sair do controle. É preciso cuidar para que as horas definidas no escopo sejam respeitadas, criando pedidos de alteração para aqueles trabalhos que não estiverem cobertos pelos requerimentos iniciais do projeto.
O gerenciamento de custos deve ser parte essencial da gestão de um projeto. Gestores que cuidam dos seus budgets com zelo conseguem manter clientes e diretoria satisfeitos e, portanto, realizar projetos e obter uma carreira de sucesso.
E, para simplificar tudo isso, vale sempre contar com a ajuda de um sistema de gestão, que torna o controle das atividades e dos gastos envolvidos muito mais ágil e prático.
Professor Gustavo Lage
Mestre em Bussiness Administration pela universidade de Ohio, MBA em Gestão de Projetos, Engenheiro Civil (UFOP); Filiado ao Project Management Institute (PMI®) e certificado como Project Management Professional (PMP®); Atua como Coordenador do PMO Sarmarco Mineração. Atuou como coordenador de planejamento na Engenharia Submarina da Petrobrás e como consultor em Gerenciamento de Projetos nos Terminais Aquaviários da Transpetro e na Unidade de Negócio do Espírito Santo da Petrobras. Expertise em de treinamento em GP e Ferramentas, implantação de PMO, coaching, orçamentação, estudo de viabilidade, planejamento e controle de projetos, diagnóstico e implantação de ferramentas de gestão. Experiência em preparação (viabilidade) de mega-projetos governamentais financiados por organizações multilaterias (BIRD, BID). Professor da FGV Mangement, Faculdade Pitágoras e UVV.
Fonte: Sustentare.net/
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