23/06 6 formas de garantir um cadastro eficiente

Ter um bom cadastro de produtos continua sendo um dos maiores desafios do autosserviço alimentar. Confira alguns cuidados que ajudarão a melhorar essa importante ferramenta 

1. O cadastro deve contar com, pelo menos, cinco níveis em sua estrutura mercadológica. Quanto mais níveis, melhor é a análise de desempenho dos produtos. Categoria e subcategoria devem ser os dois últimos níveis para o supermercado poder extrair informações como margem de contribuição, estoque, ruptura e eficiência de exposição dos produtos. Outra vantagem é identificar quais subcategorias estão com número excessivo ou insuficiente de itens.
2. Antes de cadastrar o produto, a área fiscal deve avaliar os tributos para evitar a inclusão errada de taxas. Isso é importante para evitar pagamento indevido de impostos. Por exemplo: se a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) estiver errada no cadastro e a alíquota correta for inferior aos estabelecido pelos órgãos reguladores, o supermercado poderá ser autuado e multado. Já se ela for mais alta, a rede terá prejuízo.
3. A definição da NCM dos produtos que serão cadastros, além de outros parâmetros tributários, também deve ser feita pela área fiscal da empresa. Isso é importante por que o varejo é o único responsável pelos tributos aplicados aos produtos que revende. Portanto, é ele que arca com ônus de erros cometidos. Supermercados que têm dificuldade para manter estrutura fiscal própria podem contratar uma empresa especializada ou terceirizar o departamento contábil e fiscal, afirmam os consultores. Nesse último caso, o ideal é manter o terceirizado dentro da empresa, para utilizar o sistema de gestão da rede.
4. O supermercado deve receber apenas produtos já cadastrados no sistema. Caso contrário, há risco de um item chegar às gôndolas sem preço. Quando isso acontece, a operadora de caixa não consegue registrar o código de barras na hora da venda. Algumas passam o código de outro produto, o que leva a cobrança errada de valor e também a informações equivocadas de posição de estoque da mercadoria. 
5. Para cada etapa do processo, é preciso estabelecer o prazo de cumprimento das atividades. Por exemplo: depois de receber a ficha com dados do produto do comercial, a área de cadastro deve ter um limite de data para lançar no sistema. O mesmo deve acontecer com o setor fiscal e as demais áreas envolvidas. Vale lembrar que os prazos não devem ser longos, pois os produtos precisam constar no programa de gestão da rede quando forem recebidos. Também é importante avaliar o cumprimento de prazos periodicamente.
6. Utilize fichas com os dados do produto como material de apoio. Sem ela, a mercadoria acaba não sendo cadastrada ou é registrada com a descrição incorreta ou incompleta. A ficha deve ser padronizada e ficar sob responsabilidade do comprador. O ideal é que ele preencha as informações numa planilha em Excel e passe para a equipe de cadastro incluir todos os dados no sistema. Descrição completa do item (peso, embalagem, sabor, código de barras, etc), fornecedor, área de exposição e local de entrega são informações que devem constar nas fichas.

Fonte: SM