Em 20.12.2013 a Receita Federal do Brasil publicou a Instrução Normativa nº 1.420, tal instrução trata especificamente da Escrituração Contábil Digital – ECD, para alguns apelidado de Sped – Contábil.
Para uma melhor compreensão do assunto, a ECD é a elaboração e apresentação, em forma eletrônica, da contabilidade da empresa à Junta Comercial e Receita Federal do Brasil, encerrando assim o ciclo de registro de livros e demonstrações contábeis em meio físico junto aos órgãos.
Uma vez apresentada a ECD, não só a Receita Federal do Brasil, mas outras instituições, passam a ter acesso às informações, por exemplo: Secretarias de Fazenda Estaduais e Municipais, Banco Central do Brasil, Previdência Social, etc..
Essa obrigação há muito já vem sendo aplicada para as empresas tributadas pelo Lucro Real. A novidade agora é que, além destas empresas, as tributadas com base no lucro presumido que distribuírem parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita também terá de apresentar a ECD.
A condição imposta pela legislação obriga quase que todas as empresas optantes do lucro presumido a apresentarem a ECD, pois a margem de distribuição de lucros que não a obriga é bem pequena, o que na prática não remuneraria os sócios e acionistas das empresas adequadamente.
Apenas a título de exemplo vamos apresentar a seguir o cálculo da distribuição de lucros que não obrigaria a empresa a apresentar a ECD:
Premissas:
1. Empresa comercial;
2. Faturamento anual de R$ 2.000.000,00;
3. Optante pelo lucro presumido.
Cálculo do lucro possível de distribuição sem obrigação de entrega da ECD:
Com base no exemplo, caso a empresa distribua lucro em montante superior a R$ 41.400,00; ou 2,07% das receitas, será ela obrigada a apresentar a ECD.
Observe que, no exemplo, não foi colocado o adicional do imposto de renda, pois o montante utilizado não gerou tal obrigação.
Alguns desavisados podem até imaginar que se trata apenas de mais uma Obrigação Acessória e que em nada mudará as rotinas da empresa, representando apenas mais um custo para o negócio. Isso até é verdade, desde que a empresa siga efetivamente um protocolo de uma boa gestão empresarial, tendo todas as entradas e saídas de recursos com base em documentação hábil do ponto de vista tributário e com transparência nas informações.
Acontece que, em negócios familiares ou de médio e pequeno porte é comum (como é de conhecimento geral) encontrarmos nas empresas praticas desassociadas do ideal. Alguns exemplos:
ü Existência de mais de uma empresa no grupo, contudo tratando o caixa/banco como se fosse apenas uma empresa, assim recebendo e pagando despesas de uma empresa com recursos de outra e vice versa;
ü Movimentações pelo caixa da empresa desconexas com a realidade da movimentação diária e sem a existência de um boletim de caixa sustentado por documentos que suporte cada entrada e saída de recurso;
ü Pagamentos de contas pessoais dos sócios e acionistas pelas contas da empresa;
ü Pagamentos de custos e despesas sem o devido rigor em documentação de suporte, tais como: contratos de fornecimento, medições, notas fiscais, recibos, boletos, ted, etc;
ü Distribuições antecipadas de lucros sem sequer ter a certeza razoável da existência de lucros no negócio e em muitos casos sem a devida deliberação societária e sem o respeito à proporcionalidade, quando esta é exigida.
Frente a este novo cenário e com o objetivo de minimizar riscos de interpretações dúbias do fisco estamos reiterando nossas recomendações no sentido de que:
1. No caixa e contas bancárias da empresa transitem apenas entradas e saídas de recursos relacionados ao negócio;
2. Todas as entradas de recursos e saídas de recursos estejam suportadas por documentos e informações validas do ponto de vista contábil/tributário;
3. Todas as distribuições de lucros sejam realizadas através de cheque/doc/ted para a conta corrente dos sócios ou acionistas, com base em lucros existentes, com a devida deliberação societária para sua distribuição e respeitado a proporcionalidade, quando exigida;
4. Toda a movimentação em caixa tenha seu boletim de caixa e esteja suportada por documentos;
5. Que os documentos e informações inerentes à contabilidade e aos aspectos tributários sejam mantidos em boa ordem, em condições adequadas e de fácil acesso.
A aplicação imediata destas práticas não eliminará por completo o risco de interpretações equivocadas do fisco, mais sem sombra de dúvidas diminuirá esse risco a um nível aceitável, já a não aplicação terá efetivamente um efeito inverso potencializando o risco de fiscalizações e autuações.
Vale ressaltar que já temos há algum tempo atendido fiscalizações da Receita Federal do Brasil com base na ECD das empresas tributadas pelo Lucro Real. Para nós é um fato há muito constatado que a ECD é sim uma importante ferramenta de monitoramento e fiscalização da Receita Federal do Brasil e tem proporcionado um maior alcance nas ações fiscais.
Fonte: http://www.planej-rnc.com.br
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