O SPED já é uma realidade irreversível para o cumprimento das obrigações acessórias e se tornará uma rotina ainda mais frequente no dia a dia do escritório a partir de Janeiro de 2013, com a entrada das empresas do Lucro Presumido no SPED Contribuições. Por esse motivo, é urgente que os contadores elaborarem um planejamento no sentido de estruturar-se para o cumprimento, de forma correta e célere, dos procedimentos necessários dos novos tempos.Os escritórios contábeis têm que se preocupar com duas frentes distintas: uma externa, seus clientes, e uma interna, seus processos. Como mudanças internas, podemos citar: planejamento em tecnologia da informação, adequação de hardware e software, melhoria no processo de comunicação; manualização e otimização das rotinas e processos do escritório; treinamento e qualificação de funcionários. O aspecto externo diz respeito aos clientes do escritório contábil, em que é preciso um estreitamento das relações do contador com a empresa, ou seja, é imprescindível uma conjugação de esforços para que possam ser promovidas mudanças que adequem a empresa a esta nova realidade na qual estamos vivendo.
As obrigações acessórias sistematizam informações que, a rigor, originam-se nas rotinas da empresa, nas operações de compra e venda de produtos e/ou serviços, pagamentos, recebimentos, devoluções etc. Logo, as empresas também devem fazer uma análise de todos os seus processos internos, para que possam gerar dados precisos para que as obrigações fiscais e tributárias tenham qualidade e precisão mais otimizadas possíveis. A participação do contador neste processo é indispensável, pois pode auxiliar na implantação de rotinas que podem trazer resultados positivos para uma melhor operação da própria empresa.
Outro desafio do contador é certificar-se de que o sistema de automação usado por seus clientes de fato calcule impostos corretamente. São poucas as desenvolvedoras de softwares de automação comercial e empresarial que tenham expertise na legislação fiscal o suficiente para garantir a correção nesses cálculos. E, com isso, o cliente fica vulnerável a dados incorretos nas notas fiscais eletrônicas e suscetíveis a multas.
Ao mesmo tempo, a integração entre os sistemas utilizados pelos clientes e pelo contador é cada dia mais urgente para manutenção da produtividade do escritório, pois não será possível – ou extremamente contraproducente – a digitação manual de todos os dados solicitados pelo SPED.
Por todos estes motivos, é fundamental que o empresário contábil se prepare em termos de infraestrutura e treinamento de equipe e que oriente também seus clientes sobre esta nova realidade. Para que todos possam sobreviver à era tecnológica da Receita Federal.
por Mauro Ribas de Moraes
Fonte: Sped Brasil
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