Para minimizar esses fatores de risco, a segregação de funções dentro das empresas é ato determinante. Ela consiste na separação de atribuições ou responsabilidades entre diferentes pessoas, na discriminação entre as funções de execução de operações, autorização, contabilização e controle, de tal maneira que nenhum funcionário detenha poderes e atribuições para realizar todas as operações.
Podemos citar alguns exemplos de incompatibilidade entre as funções como: compras e recebimentos de bens, contabilidade e contas a pagar, recebimento de bens e contas a pagar. São funções que podem facilitar a manipulação de documentos e ações, por isso devem ser segregadas.
Nas pequenas empresas, devido ao pequeno número de funcionários não há condições de distribuir as atividades adequadamente, dessa forma controles internos compensatórios devem ser implantados para assegurar a eficiência do controle.
Algumas eficientes ferramentas podem ser utilizadas nesses casos, como por exemplo: a elaboração de uma política interna, para ter regras internas bem claras. O manual de procedimentos operacionais de cada setor, para que os processos fiquem bem alinhados e seguros. E por menos colaboradores que compõe o quadro funcional, o procedimento de avaliação de desempenho é importante, para medir a produtividade e qualidade de cada um, assim como o retorno para a empresa que cada um proporciona.
Portanto, é importante distribuir as atividades da melhor maneira possível, estabelecendo controles internos, ferramentas de gestão e pessoas de responsabilidade no processo, oferecendo assim maior segurança para quem exerce as funções administrativas e para quem faz a gestão dos negócios.
por Eduardo Sehnem Ferro
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