O Inventário Patrimonial é o primeiro desafio na implantação da gestão de patrimônio e seu sucesso é imprescindível para que as demais etapas fluam corretamente.
O inventário patrimonial é um processo que possui muitas etapas e detalhes e que por isso requer muita atenção por parte dos envolvidos, principalmente do responsável pelo projeto. Não é verdade?
Na prática, isso assegura que todas as decisões gerenciais sejam tomadas baseadas em informações corretas e que prejuízos financeiros sejam evitados. E qual empresa não quer evitar gastos desnecessários?
Além disso, o controle individualizado e o inventário físico periódico são requisitos fundamentais para assegurar a veracidade das demonstrações contábeis referentes ao ativo imobilizado.
Apesar de ser bastante trabalhoso, é possível realizar um inventário físico patrimonial bem sucedido fazendo um bom planejamento e seguindo um passo a passo bem estruturado de todas as etapas do projeto.
Neste post você vai aprender tudo o que é necessário para executar o levantamento de bens patrimoniais da maneira correta e assim melhorar a gestão patrimonial na sua empresa.
O QUE É INVENTÁRIO PATRIMONIAL?
O inventário patrimonial do ativo imobilizado é um método de registro que permite saber em qualquer momento o bem ou montantes dos bens e direitos de caráter permanente, necessários às atividades empresariais.
Isto é, é a atividade que verifica a existência física dos bens, se os mesmos estão operacionalmente ativos, sua condição de uso, além da coleta de uma série de dados físicos e informações gerenciais para implementação de controles por unidade, local, centros de custo, responsabilidade, etc.
Entre os bens do ativo imobilizado estão:
• Prédios
• Máquinas e equipamentos
• Veículos
• Móveis e utensílios
• Equipamentos de informática
• Eletrônicos
Geralmente no inventário, os bens inventariados recebem um número de identificação do bem, isto é, nesse processo deve-se afixar (colar) as plaquetas de identificação patrimonial em todos os bens do ativo imobilizado da empresa (caso ainda não possuam).
Mas como fazer o inventário de patrimônio pode ajudar a sua empresa?
Muito além do que deixar as informações dos bens atualizadas, os dados coletados em um projeto de inventário físico bem sucedido são uma fonte confiável para tomada de decisões mais assertivas e fornecem suporte até para outras áreas da empresa. Confira os detalhes a seguir!
PORQUE FAZER O INVENTÁRIO PATRIMONIAL DA SUA EMPRESA?
Fazer e manter o cadastro físico de bens atualizado podem ter impactos positivos em diversas questões dentro de uma empresa que talvez você nem saiba (ainda).
Por isso, organizamos abaixo alguns dos principais benefícios em realizar o inventário patrimonial:
APROVAÇÃO DO BALANÇO PATRIMONIAL SEM RESSALVAS DA AUDITORIA
Um levantamento de bens patrimoniais realizado corretamente assegura a qualidade e credibilidade dos valores publicados no balanço patrimonial, para que o mesmo seja aprovado sem ressalvas da auditoria. Para isso, o controle do ativo imobilizado e sua respectiva depreciação deve ser individualizado, e o bem deve ter uma identificação única.
GESTÃO DO IMOBILIZADO COMO FERRAMENTA PARA DIMINUIR PREJUÍZOS FINANCEIROS
Em termos organizacionais, após a realização do inventário é possível implementar diversos controles que irão garantir uma melhor gestão do imobilizado, entre eles:
- Controle da localização do bem;
- Identificação do seu responsável (elaboração do termo de responsabilidade);
- Controle do histórico das manutenções (preventivas e corretivas);
- Implantação de uma política de normas e procedimentos.
Com isso, uma boa gestão do patrimônio minimiza os prejuízos da empresa com perdas por falta de controle da localização, gastos extras por mau uso ou falta de manutenção, furtos por parte dos colaboradores, entre outros.
SEGURANÇA NA CONTRATAÇÃO DE SEGUROS PATRIMONIAIS
Proporciona suporte para as operações de seguros patrimoniais, prevenindo a contratação de um valor superestimado, que faria com que a empresa pagasse um prêmio maior do que o necessário, ou subestimado, que poderia fazer com que o seguro não fosse suficiente para cobrir os bens danificados em caso de sinistro.
GARANTIAS EM FINANCIAMENTOS
Caso a empresa tenha a necessidade de fazer um financiamento, os dados levantados no inventário patrimonial dão suporte a operação, fornecendo informações precisas e tempestivas para os bens dados em garantia.
SUPORTE PARA POLÍTICAS DE REINVESTIMENTO NO IMOBILIZADO
Manter os dados sobre os bens da empresa atualizados e organizados também fornecem um excelente auxílio para a implantação de políticas de renovação do imobilizado e ampliação dos investimentos. A manutenção dos diferenciais competitivos é fundamental para qualquer empresa, assim o reinvestimento no imobilizado é um fator chave na manutenção da produtividade e nos diferenciais da empresa.
INVENTÁRIO PATRIMONIAL: PASSO A PASSO
Para realizar um processo de levantamento de bens patrimoniais bem sucedido é essencial seguir algumas etapas, que começam bem antes do trabalho em campo. Abaixo, organizamos os principais passos que um inventário físico patrimonial deve incluir e o que deve ser feito em cada etapa:
1. PLANEJAMENTO:
O planejamento é uma etapa essencial para que você evite imprevistos e problemas na execução do inventário físico patrimonial. Nesse momento o responsável pelo projeto deve definir o escopo do inventário, que inclui determinar as seguintes informações:
• Quais locais serão inventariados?
• Quais tipos de bens (ou classes de bens) serão inventariados?
• Quais informações dos bens serão coletadas? Alguns exemplos de informações mais comuns:
- Número do bem
- Filial
- Centro de custo
- Local
- Descrição do bem
- Marca
- Modelo
- Estado de conservação
- Número de série
- Ano de fabricação
- Dimensões
- Responsável
• Definição das placas de identificação patrimonial: Tipo, modelo, tamanho, material, forma de fixação, sequência numérica, etc.
• Dimensionamento da equipe de inventário
• Qual será o padrão de emplaquetamento?
• Quais serão os bens objetos e bens não objetos de inventário?
• Existem bens em terceiros? Eles serão inventariados por listagem ou fisicamente?
• Existem bens de terceiros (arrendados)? Quais são eles?
• Quais serão os recursos necessários para realização do inventário? (Inventário manual ou com auxílio de coletores de dados)
• Como será feita a comunicação com a equipe durante o inventário?
• Qual será o tratamento dos bens em movimentação? (Ex: notebooks, veículos, etc.)
• Definição do cronograma do inventário
2. PREPARAÇÃO:
Após o planejamento inicial, é necessário deixar organizado todos os recursos necessários para a execução do inventário. Essa etapa inclui:
• Compra de materiais necessários para execução do inventário como: Placas de patrimônio, trenas e, dependendo do local a ser inventariado, equipamentos de segurança para a equipe (EPIs).
• Aquisição e preparação do software de inventário físico patrimonial e das bases auxiliares.
• Elaboração do book fotográfico.
• Elaboração do manual com padrão de emplaquetamento dos bens (para que todos da equipe sigam um padrão para colagem das placas patrimoniais).
• Treinamento dos inventariantes (caso necessário).
• Definição sobre a emissão do termo de responsabilidade.
• Preparação da infraestrutura do local para realização do inventário.
3. EXECUÇÃO:
Com tudo preparado e planejado para a realização do inventário, a equipe de inventariantes executa o inventário dos bens. Durante o processo, para fazer um acompanhamento do inventário, recomendamos a implantação dos seguintes controles:
• Controle das placas de patrimônio em posse de cada membro da equipe;
• Controle dos andamento do inventário em cada um dos locais que fazem parte do projeto;
• Controle da produtividade;
No caso de emissão dos termos de responsabilidade, recomendamos que os mesmos sejam emitidos imediatamente após a conclusão do inventário do local, evitando assim, problemas com inconsistências devidas a movimentações após o inventário.
4. CONFERÊNCIA:
Após o término da coleta das informações em campo, chega o momento de verificar e conferir tudo o que foi inventariado. Nessa etapa é feita a padronização das descrições e checagem das inconsistências da base:
• Verificação da coerência das informações (ex: marca x modelo).
• Verificação sobre possíveis pulos de sequência.
• Verificar a falta de informações: se a descrição do bem é suficiente, se é necessário completar alguma informação, etc.
Dica: Para fazer essa checagem, é recomendável estabelecer auditorias de amostragem do inventário, além de conferir os bens de maior relevância.
5. FINALIZAÇÃO:
Por fim, para concluir um projeto de inventário patrimonial é importante realizar a emissão do relatório do inventário, constituição da base física de bens e emissão de relatórios com diversas classificações possíveis, por local, por C. Custo, por Responsável, por classe de bem, por condição de uso, etc.
CONCLUSÃO:
Como vimos o inventário patrimonial do ativo imobilizado é a primeira etapa para a implantação da Gestão do Imobilizado, e uma etapa fundamental, pois é a base para as etapas posteriores (conciliação contábil, revisão da vida útil e teste de recuperabilidade).
Além disso, um bom inventário garante a consistência das demonstrações contábeis da empresa perante a auditoria e fornece aos gestores o suporte necessário para a tomada de decisões precisas e tempestivas.
Glauco Oda é bacharel em Ciência da Computação formado pela Universidade Presbiteriana Mackenzie e em Ciências Contábeis pela Universidade Paulista (CRC 1SP326596), atual CEO da AfixCode Patrimônio e Avaliações, e sócio/diretor da OTK Sistemas e AfixGraf Soluções Gráficas. Carreira profissional toda desenvolvida na gestão do controle do Ativo Imobilizado, tendo participado de todas as fases e inúmeros projetos em mais de 20 anos de atuação profissional.
Fonte: Afixcode.com.br/
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