Por Othon Andrade Filho*
A demonstração contábil “balanço patrimonial” deve refletir a real situação da empresa tanto em relação aos bens e direitos, como nas obrigações com terceiros e com os sócios. Para tanto, as diversas contas que compõe o balanço devem estar sempre conciliadas, ou seja, precisam ter seus saldos confrontados com os documentos que fundamentam os valores ali discriminados.
Entretanto, na hora de conciliar as contas contábeis, frequentemente os bens do ativo permanente são desprezados, especialmente nas pequenas e médias empresas. É um fato que não queremos polemizar, mas sim, apresentar algumas dicas que possibilitarão manter controle do ativo imobilizado.
Atribua um responsável pelo bem no sistema de gestão de ativos
Seja no módulo de gestão de ativo imobilizado disponível em qualquer ERP, ou, no sistema utilizado nos escritórios contábeis, um dos campos mais importantes na hora de cadastrar um novo bem é o campo “responsável”.
É uma regra: Um imobilizado é sempre adquirido para alguém utilizar ou controlar e a esta pessoa deve ser atribuída a responsabilidade pelo bem, de tal modo que os vários bens atribuídos a esta pessoa possam ser listados na forma de um relatório para prestação de contas no futuro. Se o bem é destinado ao uso por um grupo de colaboradores, o responsável pela gestão ou pela liderança deste grupo deve ser responsabilizado.
Um ativo só é ativo (inclusive o imobilizado) se você puder ter controle sobre ele
Acredite, frequentemente não é possível saber o destino de determinados bens na maioria das empresas após um ou dois anos. Se você é empresário, já deve ter experimentado a sensação desagradável de descobrir que foi lesado pelo desaparecimento de um bem. E possivelmente o valor dele está lá no balanço, no ativo, enganando a você e a terceiros, simplesmente porque ninguém o baixou. E isso ainda pode ter impactos fiscais e no lucro.
Outro fato corriqueiro acontece quando um equipamento se torna obsoleto, ou seja, deixou de ser útil ou ficou ultrapassado. Os profissionais da área de manutenção adoram estes equipamentos, que ficam ali indefinidamente guardados até encontrarem a destinação de alguma peça. Em verdade, muita gente tem este hábito de estocar equipamentos inúteis, como computadores antigos e outras bugigangas. Você conhece alguém assim?
Pois é! Um ativo só é um ativo se for capaz de gerar caixa no futuro. E isso inclui o ativo imobilizado. Ademais, você precisa ter controle sobre ele, caso contrário ele poderá deixar de ser seu e não ter liquidez. E se você não sabe com razoável certeza nem onde, nem com quem ele está…
Faça inventários bimestrais ou semestrais
Uma vez atribuído um responsável para cada um dos bens do ativo imobilizado, adote a prática de entregar regularmente a relação impressa para cada pessoa. O responsável, por sua vez, deve indicar se todos os bens ainda encontram-se em uso. Deve apontar também se o bem tornou-se obsoleto, se mudou de responsável ou se deve ser baixado em virtude de perda, quebra, desaparecimento ou obsolescência. A relação deve ser assinada para documentar a contabilização e a baixa.
Você pode ainda solicitar ao fornecedor de software um ckeck-list na web para automatizar o processo.
É simples assim. O nome disso é inventário. Faça-o no menor prazo pois a memória das pessoas é curta, especialmente quando implica em responsabilidade.
Faça análises comparativas do imobilizado
Feita a lição de casa, surpreenda-se ao comparar o grau de imobilização de sua empresa com outras de mesma atividade. A ferramenta www.balancos.com possibilita este tipo de comparação. Com ela fica fácil comparar ativos com as demonstrações contábeis de diferentes empresas ou analisar as mutações do patrimônio de uma mesma empresa ao longo do tempo.
A dica está no uso da Demonstração de Fluxo de Caixa comparada pelo método indireto do balancos.com. Ela exibe graficamente o que diferentes empresas estão fazendo com o seu caixa, o que inclui os investimentos em imobilizado.
Você consegue ver se o mercado está renovando o parque industrial, equipamentos, etc, e compara com sua empresa. Tem também um ranking de indicadores, onde é possível ver seu grau de imobilização comparado com centenas de empresas. E você pode ficar tranquilo, seu balanço só é visto por você, pelo contador e pelos empresários. O compartilhamento com pessoas chave lembra as redes sociais, como o Facebook ou Orkut.
* Othon de Andrade Filho écontabilista, tributarista, empresário e diretor de tecnologia contábil e tributária
Fonte: INCorporativa
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