Como fazer uma conciliação bancária?

Certamente você já deve ter lido ou ouvido falar do termo conciliação bancária. Pode até ser que a sua empresa nunca tenha lançado mão desse recurso, mas com certeza o seu contador sabe exatamente o que é isso. Uma conciliação bancária é, simplesmente, a conferência das contas bancárias com o controle financeiro interno. E como fazer uma conciliação bancária?

A ideia por trás desse procedimento é verificar se internamente as contas estão de acordo com os dados externos. É uma oportunidade para conferir se há ou não algum tipo de divergência, possibilitando checar se as datas de lançamento nos extratos bancários estão idênticas às datas registradas no seu controle.

Sem muitos segredos

Em linhas gerais, esse pode ser considerado um procedimento muito simples e que não deve tomar muito tempo dos profissionais que cuidam das finanças da sua empresa. Porém, se esta é a primeira vez que você está fazendo isso, é importante que a palavra “organização” esteja sendo aplicada corretamente no dia a dia. Sem ela, suas finanças podem ser perder no meio do caminho e uma conciliação bancária vai ser de pouca valia.

Pensando nisso, listamos aqui um pequeno passo a passo com os itens que você deve observar antes de fazer a conciliação bancária da sua empresa. Novamente, vale lembrar que organização e a criação de uma rotina de trabalho são fatores essenciais para que você tenha sucesso nessa empreitada. Então, mãos à obra.

1. Lance as movimentações diariamente

A primeira mensagem de ordem que você deve incorporar aos seus negócios é “não deixe para depois”. Todas as movimentações de entrada e saída de uma empresa precisam ser registradas no dia em que elas ocorrem. Os dados devem ser anotados de forma completa, incluindo-se as contas de entrada e saída, bem como os destinatários e remetentes das transações.

E quando falamos em registro de transações, isso inclui cada centavo gasto pela empresa. Algumas pessoas, por exemplo, se esquecem que tarifas bancárias também precisam ser registradas. De resto, pense em todas as transações mesmo: empréstimos, pagamentos de fornecedores, compras, recebimentos de clientes e impostos.

2. Verifique o saldo das contas bancárias

Você costuma checar o saldo de suas contas bancárias com qual frequência? Se a sua resposta é qualquer uma diferente de “diariamente”, saiba que você não está agindo da maneira mais correta possível. É extremamente importante que no início ou no final do dia os responsáveis pelo seu caixa possam ter a resposta relativa ao saldo na ponta da língua.

Existem hoje muitos softwares que conseguem pegar as informações disponibilizadas pelo banco e lançar automaticamente em um sistema próprio, automatizando essa tarefa. Seja de forma automatizada ou por meio de simples registro manual, o importante é que você não deixe de fazer essa tarefa diariamente. O próprio software Sage Gestão Contábil possui um módulo de contabilidade desenvolvido para facilitar o dia a dia do seu escritório.

3. Cheque todas as movimentações

Depois de conferir o saldo em todas as contas e incluir os respectivos números em seus relatórios, é hora de conferir as movimentações financeiras que ocorreram na conta. Seja um depósito, um pagamento ou mesmo a cobrança de uma taxa bancária, tudo deve estar registrado no seu sistema.

Isso impede que haja algum tipo de distorção nos seus relatórios internos. É muito comum empresas esquecerem de incluir na lista de movimentações o pagamento da taxa mensal da conta corrente ou ainda os rendimentos obtidos por meio de aplicações, especialmente aqueles cujo rendimento diário se resume a poucos centavos. Lembre-se: nada pode passar batido.

4. Corrija todos os erros no seu relatório

Agora que você já conferiu tudo em todas as suas contas bancárias, é hora de verificar se o seu relatório interno bate com todos esses dados. Se algum item estiver divergente, corrija-o imediatamente. Nesse processo, é comum encontrar ainda cobranças indevidas feitas pelos bancos. Esse é o momento de identificá-las e questionar cada uma delas.

No caso das empresas em que a contabilidade é feita externamente, é importante que, ao final do mês (ou em um período definido), todos os comprovantes de pagamentos e recebimentos sejam enviados para o devido registro. Assim, você garante que as suas contas estarão sempre em dia graças ao registro preciso feito com a frequência correta.

Fonte: Sage