Há um consenso nos escritórios de que reuniões coorporativas são ruins e cansativas. Mas nada que não possa melhorar. Segundo o escritor Tom Searcy, há algumas soluções simples: fazer reuniões breves, não cansar as pessoas com muitas informações e envolver a todos.
Antes de conseguir solucionar o problema, é preciso, primeiro, entender os motivos. Basicamente, reuniões são ruins por três razões:
1) Apenas uma pessoa fala
Em uma reunião ruim, a maioria dos participantes está preocupado se o que é dito se aplica eles... e normalmente concluem que “não muito”. Reuniões fracas consistem em alguém falando e todo o resto fingindo que está ouvindo ou em uma conversa que envolve apenas algumas pessoas.
Como resolver: foque em tópicos que são importantes para a maioria das pessoas, chame só quem precisa entender e trabalhar com os tópicos em discussão e dê às pessoas informações que elas precisam.
2) Pauta confusa
A pior coisa sobre reuniões ruins é o fato de ninguém saber por que está lá ou o que se espera de sua presença.
Como resolver: deixe claro qual será o tópico discutido, quanto tempo irá durar, quem é responsável e o motivo do encontro.
3) Não explicar o que vem depois
Mesmo se a reunião for produtiva, terá sido em vão se não for esclarecido qual o próximo passo.
Como resolver: certifique-se de que todo mundo tenha entendido o que irá mudar ou como dar seguimento a o que foi discutido. Pense em reuniões como grandes investimentos dos quais você quer ter um ótimo retorno. Essa é a melhor forma de se motivar e focar nas soluções citadas. E, se você tiver uma reunião ruim, não se lamente, mas pergunte ao líder se ele precisa de ajuda.
Por Erika Andersen
Fonte: Forbes Brasil
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