As empresas, cada vez mais, precisam definir estratégias corretas para se consolidarem nos mercados. Não é uma tarefa fácil. Contudo, uma vez traçadas as estratégias, são poucas as empresas que as implementam corretamente, pois não conseguem gerenciar os inúmeros projetos decorrentes. No campo da administração, há técnicas e ferramentas que auxiliam os executivos na viabilização e trato das estratégias. Trata-se da disciplina gestão de portfólio de projetos (PPM, do inglês, Project Portfolio Management). Essa disciplina é composta de elementos (processos, técnicas e ferramentas) que auxiliam o executivo a administrar o conjunto de projetos certos, de forma correta.
A necessidade de levar o executivo a pensar de maneira estratégica, visando priorizar os projetos de forma adequada, faz parte de uma mudança cultural importante no campo da administração. Entender os requisitos dessa missão executiva é compreender como se dá a gestão de portfólio.
Para entrar no mundo da gestão de portfólio, inicialmente, é preciso definir os critérios de seleção de projetos, o que deverá ocorrer de maneira transparente com todos os envolvidos nas decisões de formação das carteiras de projetos. Assim, nesse momento, é importante saber qual o valor de cada carteira, quem será o gestor do portfólio, quem fará parte dos comitês avaliadores, qual o orçamento envolvido, bem como o perfil dos recursos necessários para o desenvolvimento dos projetos, entre outras informações.
Uma vez organizados os requisitos gerenciais, é preciso estimular os profissionais na geração de projetos perante as estratégias definidas. Nas empresas em que as estratégias não estão estabelecidas, obviamente esse trabalho é muito mais difícil.
De posse de um conjunto de projetos, é preciso, agora, avaliá-los pelo comitê estabelecido anteriormente, segundo critérios que representem as necessidades estratégicas organizacionais. Por conseguinte, será possível classificar os projetos de acordo com os objetivos estratégicos da corporação e, assim, dar prioridade aos mais importantes. Os executivos terão, dessa maneira, informações relevantes sobre os projetos e poderão decidir com mais assertividade sobre aqueles que tenham uma maior ligação estratégica com a empresa, ou aqueles que usam mais recursos humanos, ou ainda os projetos que sejam mais sustentáveis, e assim por diante.
Após a tomada dessa decisão, é preciso definir um gerente para cada projeto, destinar os recursos necessários para cada um deles, estabelecer o relacionamento entre os projetos, homologar os investimentos, entre outras decisões. Feito isso, os projetos têm condições de ser executados, ou seja, as estratégias começam a ser implementadas.
Durante a execução dos projetos, os gerentes precisam enviar periodicamente relatórios e informações para o gestor da carteira, que fará o controle do portfólio por meio de indicadores. Assim, será possível administrar as informações estratégicas de maneira consistente e profissional.
No entanto, é fundamental avaliar se a empresa está preparada para realizar a gestão de portfólio e quais os desafios de um gerente para atingir a excelência na gestão. Muitas empresas possuem essa necessidade latente, porém ainda o fazem de maneira amadora, sem processos de gestão, com mínima capacitação e, consequentemente, pífios resultados estratégicos.
ROQUE RABECHINI JR.
É pós-doutor pela FEA/USP e doutor em Engenharia de Produção pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo (USP). É diretor da C&R Consultoria Empresarial, onde desenvolve trabalhos de consultoria e treinamento em empresas. Pesquisador em tecnologia, foi chefe de agrupamento de Prospecção e Avaliação Tecnológica do Instituto de Pesquisas Tecnológicas do Estado de São Paulo (IPT). Professor do curso de Mestrado Profissional em Administração com ênfase em Gestão de Projetos da Universidade Nove de Julho. Foi professor convidado da FEA-USP e dos cursos de pós-graduação: Curso MBA em Administração de Projetos da Fundação Instituto de Administração (FIA); Curso MBA em Inovação de Laboratório de Automação de Redes Computacionais (LARC-USP); Curso MBA em Gestão de Projetos da FGV Management (Fundação Getulio Vargas); e Curso de Estratégia da Inovação Tecnológica do Departamento de Política Científica e Tecnologia da Unicamp. Autor do livro O gerente de projetos na empresa, da Editora Atlas, e de artigos sobre gerenciamento de projetos publicados em congressos de inovação tecnológica, nacionais e internacionais, e nas revistas RAE – Revista de Administração de Empresas, da Fundação Getulio Vargas, e Revista de Administração, da USP. Os autores escreveram ainda o livro Gerenciamento de projetos na prática: casos brasileiros, primeira publicação envolvendo empreendimentos nacionais, também pela Editora Atlas.
Fonte: Gennegociosegestao.com.br/
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