Organizações enfrentam constantemente o desafio de produzir mais gastando mesmo. Para crescer, empresas procuram por meios de melhorar seus processos de uma maneira que resulte em redução de custos e em uma consciência sobre o que cada processo realmente representa dentro do negócio.
Um dos maiores desafios que as Empresas modernas enfrentam é produzir mais, melhor e gastar menos. Para isso não basta aumentar a produção para atingir melhores resultados, é preciso que os processos sejam melhorados, modificados ou como o BPM CBOK, V3.0 (2013) comenta, a Empresa deve ter um gerenciamento efetivo dos seus processos, com uma otimização ao longo do processo que aí então, as mudanças proporcionarão aumento de produtividade, melhoria da qualidade aumento da capacidade e redução de tempo do processo, em outras palavras produzir, mais, melhor e com menos gastos.
Mas afinal, o que é otimização de processos?
A otimização de processos (também conhecida como Gestão de processos – é assim como o BPM CBOK V3.0 (2013) considera) é um conjunto de ações que busca reduzir, ou eliminar, gastos desnecessários, desperdício de tempo e recursos, gargalos e erros, para atingir o objetivo do processo.
Outro princípio importante para a otimização de processos é a simplificação, o famoso “make it simple”, a otimização procura simplificar os processos e ao otimizar o gestor deve mapear os processos de toda a empresa, o que significa conhecer e registrar de forma real e analítica o funcionamento de sua organização, buscando padronizar as atividades. Mas é preciso ir além da padronização das atividades executadas.
É preciso, ainda, mapear, compreender, delinear, executar, mensurar, quantificar e monitorar cada etapa do processo produtivo, independentemente de serem ou não automatizadas, para que se consiga aumento de produtividade e resultados.
Há uma ordem, metodologia ou melhores práticas para tudo isso?
As melhores práticas indicam uma sequência de atividades que se pode sintetizar em algumas etapas, a saber:
Identificar
Identificar o que é otimização de processos para sua empresa, quais os objetivos a serem atingidos pelos processos e por conseguinte para a otimização. Identifique cada processo em sua empresa que possa estar custando mais do que deveria, ou causa alguma insatisfação no cliente (interno ou externo), ou estressando seus colaboradores.
Em seguida faça perguntas com o propósito de identificar o que é, realmente, essencial ao processo, quais itens não podem mudar:
Qual é o objetivo final desse processo? Qual deveria ser o resultado?
Onde o processo começa e onde termina?
Que atividades fazem parte do processo, levando-o adiante?
Que departamentos e funcionários estão envolvidos?
Que informação viaja entre os passos?
É importante salientar que estamos nos perguntando o que é o processo, e não como o realizamos, nem mesmo como o executamos.
Repensar
Este é o momento para mapear o processo, com o propósito de saber como os passos do processo estão sendo executados, como flui o processo por partes e como um todo.
Faça a você mesmo e à suas equipes as perguntas:
Existe uma maneira melhor de realizar esse processo?
Como exatamente esse processo é conduzido?
Quanto papel (por exemplo) é usado nesse processo?
Quanto tempo demora para o processo ser realizado por completo?
Quanto tempo é perdido em retrabalho e correção de erros?
Onde o processo paralisa?
Esteja atento aos detalhes, de cada atividade e o que o cliente espera ter.
Planejar
Agora temos condições de comparar as respostas das duas etapas anteriores e descobrir que tarefas que antes pareciam imprescindíveis, realmente, não o são e estas são candidatas a comporem as possibilidades de mudança as necessidades de melhoria que irão compor as atividades do plano de implementação da otimização.
Implementar
Implementar o plano significa garantir que todos na organização adotem o plano na sua plenitude implementando todas as mudanças planejadas.
Caso as equipes não se adaptem aos novos processos, ou a implementação não tenha sido executada com êxito e assertividade, todo o processo deve ser retomado desde a primeira etapa.
Automatizar
Repetir e incrementar práticas de sucesso é garantir a prosperidade. A automatização dos processos aprovados permite facilitar a implementação e a disseminação da utilização dos processos e divulgação em larga escala dos resultados obtidos em redução de gastos, prevenção de erros, corte em desperdícios, redução ou eliminação de gargalos e aumentos de produtividade.
Monitorar
Monitorar é preciso! Monitore, monitore e monitore. Acompanhe os indicadores e métricas dos processos com a preocupação de identificar novos problemas e agir imediatamente para analisar e repetir as etapas para cada processo com resultados divergentes do esperado/planejado.
Estas etapas formam um ciclo da otimização dos processos e como tal deve ser revisitado constantemente para garantir a melhoria contínua dos processos da organização, pois se for executado uma única vez os resultados não se propagarão formando um ciclo virtuoso e a implementação tenderá ao desgaste e perda dos benefícios, anteriormente alcançados.
Prof. José Antonio Paganotti
Mestre em Administração de Empresas na USCS – Universidade Municipal de São Caetano do Sul em Gestão de Inovação em Processos de Inovação Tecnológica em Empresas de Média-Alta tecnologia na Região do ABC. Matemático Formado pelo Centro Universitário Fundação Santo André. Extensão Universitária em Análise de Sistemas pela UFRGS, Matemática Financeira pela USP e Business Administration pela ESAN & Salem State College – Massachusetts. Tutor Virtual pela UFSCAR. Pós Graduado (Latu senso) em Gerenciamento de projetos pela CPLAN- IETEC. PMP®– Project Management Professional pelo PMI® (Project Managment Institute – Pennsylvania – PMP® #280390). ISO 9001 Internal Auditor – Dublin – California 2003
Fonte: Sustentare.net
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