O eSocial é a nova obrigação acessória que todas as
empresas e órgãos públicos terão que cumprir para gerar informações à Receita
Federal, Previdência Social, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal
sobre todas as relações onerosas de trabalho. Faz parte do SPED – Sistema Público
de Escrituração Digital. O eSocial já é considerado o maior dos SPEDs, por
abranger a totalidade de empresas e gerar informações de todos os trabalhadores
com vínculo de trabalho formal no país.
A publicação do ato oficial de lançamento do eSocial
está prevista para a primeira quinzena de dezembro/2014 e segundo informações
do portal www.esocial.gov.br, após seis meses da publicação será aberto o
ambiente de testes (envio de arquivos). A obrigação para as empresas com
receita acima de R$ 3,6 milhões está prevista para um ano após a publicação do
ato oficial. Porém um comunicado do representante do portal Governo Eletrônico
informa que a partir de março/2015 será aberto o ambiente de testes para envio
dos dados das Micro e Pequenas Empresas.
O eSocial terá como objetivos: maior transparência
fiscal para os entes participantes, garantia de direitos aos trabalhadores e
uma futura simplificação de processos para os empregadores, já que o eSocial
pretende substituir as declarações GFIP, RAIS, CAGED e DIRF.
Mas será que as empresas contábeis – que atendem a
maioria dos pequenos negócios no Brasil – estão preparadas para vencer este
desafio? Tempo há, porém algumas ações precisam ser iniciadas, para o êxito no
atendimento da nova obrigação.
Leia a seguir dez dicas com providências imediatas a
serem tomadas para que as empresas contábeis tenham êxito na implantação do
eSocial junto aos seus clientes.
1) Comunicar às empresas: os pequenos
empregadores geralmente estão mais focados em seus negócios e não acompanham a
legislação em detalhes. A empresa contábil pode promover uma palestra ou
visitar cada um dos clientes para informar sobre a chegada do eSocial. Depois
tal comunicação deverá ser formal – por escrito, para definir prazos e regras
para o cumprimento das novas obrigações. No portal do eSocial há uma
apresentação-padrão disponibilizada pelo Comitê Gestor que poderá ser
utilizada.
2) Mudar paradigmas e procedimentos: talvez a
parte mais difícil. Deixe claro aos empregadores que a legislação trabalhista,
fiscal e previdenciária deverá ser cumprida à risca. Haverá cruzamento de informações,
as admissões deverão ser enviadas antes do início no trabalho, o pagamento das
férias deve ser feito dois dias antes (já que será informado no eSocial) e as
Rescisões Contratuais serão informadas no mesmo prazo do pagamento. Crie um
lista com os prazos que s documentos precisam chegar na empresa contábil para o
cumprimento das obrigações.
3) Atualizar exames médicos e laudos de Medicina e
Segurança do Trabalho: Faça um levantamento das datas dos exames médicos
periódicos e também levante as datas da atualização dos laudos de medicina e
segurança do trabalho em todas as empresas. Tais informações serão solicitadas no
eSocial e o PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário – passará a ser
eletrônico com a entrada do eSocial em vigor, o que exigirá que todas as
atividades sejam descritas – mesmo para as atividades não expostas a agentes
nocivos.
4) Rever contratos de Estagiários: O cumprimento da Lei do Estagio – Lei 11.788/08 –
será cobrado através do eSocial. O exame médico é exigido pela legislação, bem
como a designação de um supervisor com formação ou experiência profissional na área
do estágio. Tal supervisor será identificado no eSocial com nome e CPF. Caso não
atenda a legislação, o estágio poderá ser considerado como vínculo empregatício.
Reveja os contratos de estágio nas empresas clientes e corrija o que não
estiver de acordo com a lei 11.788/08. No site do Ministério do Trabalho há o
Manual de Aprendizagem, disponível para download.
5) Analisar a Tributação:
Todos os proventos e descontos serão informados no eSocial, havendo o envio da
Tabela de Rubricas já no Cadastro Inicial e uma “cópia” da folha de pagamento
mensalmente, onde Governo e Trabalhadores terão acesso a todos os dados. A
Tabela de rubricas informará aos entes participantes a tributação de todos os
proventos. Reveja se as tributações dos proventos pagos pelas empresas estão de
acordo com a legislação vigente.
6) Fazer a Qualificação Cadastral: Será necessário fazer a Qualificação Cadastral de
todos os trabalhadores, que é o batimento do “Nome X Data de Nascimento X CPF X
NIS (PIS/PASEP/NIT)”. Aguarde a divulgação do aplicativo e assim que estiver
disponível, faça a qualificação dos trabalhadores, inclusive dos estagiários e
empregados afastados. Posteriormente, sempre que houver uma admissão a
qualificação deverá ser realizada antes do envio, para evitar bloqueios dos
cadastros.
7) Identificar as atividades da empresa: Reveja todas as atividades das empresas. A melhor forma
é ligar para empresa e perguntar quais atividades ela desenvolve. Tal
procedimento é necessário para conferir os contratos sociais, alvarás e
cadastro no CNPJ, além de informar corretamente a Classificação Tributária da
empresa no eSocial.
8) Promover treinamento e capacitação: Capacite os empregados do Setor de Pessoal. Se na empresa
cliente houver algum colaborador que possa fazer o contato com a empresa contábil,
recomendamos também a capacitação do colaborador. No portal do eSocial há um
arquivo de “Perguntas Frequentes” com várias perguntas respondidas pelo Comitê
Gestor do eSocial e recomendo o download. Mas não é só para conhecer o eSocial
A capacitação contínua nas áreas trabalhista e previdenciária serão necessárias,
já que o eSocial abrangerá todas as informações de tais áreas.
9) Criar equipe “eSocial” e Plano de Ação: Designe um líder do eSocial e uma equipe multidisciplinar
para estudar a implantação do eSocial. O líder deve ter um conhecimento
aprofundado sobre a legislação trabalhista, previdenciária e sobre o eSocial. O
plano de ação pode ser o conhecido como “5W2H” (Quem faz, quando faz, como faz,
porque faz, quanto custa etc), gerando um documento para cada um dos
arquivos/eventos do eSocial.
10) Comunicar sobre Multas e Penalidades: Envie uma lista das penalidades já existentes na legislação
trabalhista e previdenciária em caso de descumprimento das obrigações por parte
do empregador. Lembre também que segundo o Regulamento do FGTS (Decreto
99.684/90), o empregador que deixar de pagar o FGTS não poderá pagar pro-labore
e em caso de mora de mais de três meses também poderá perder os incentivos
fiscais, como a continuação na tributação do Simples Nacional. Todos os
sistemas que gerarem dados para o eSocial precisão ser adaptados, porém as
dicas expostas não necessitam de novos programas e tão somente de ação
imediata. Há bastante trabalho a fazer enquanto não chega a obrigação final. E
aí, vai ficar esperando? Mãos à obra!
Por Zenaide Carvalho - Administradora
e Contadora www.zenaidecarvalho.com.br
Escrito em 25/11/2014, pode ser livremente reproduzido
desde que citadas autora e fonte.
Fonte: CRC/SC
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