Você sabe qual é o valor patrimonial da sua empresa? E quais os bens patrimoniais que compõem os setores ou centros de custo da companhia? Qual o custo de depreciação correspondente de cada produto ou serviço? E se fossem auditados hoje, dispõem de um mapa detalhado do ativo fixo?
Estas são algumas perguntas básicas que a maioria das organizações não consegue responder, deixando de obter economia financeira e operacional.
Atualmente existem inúmeros formatos de levantamento, adequação, controle e manutenção do ativo físico. Vão desde o tradicional controle por código de barras, passando pelas etiquetas de RFID, RTLS e tour virtual, que fornecem informações em tempo real com precisão e confiabilidade.
Em linhas gerais, o controle de ativos visa fornecer um panorama da situação contábil e patrimonial das organizações, através da manutenção periódicas da suas movimentações. Isto ocorre principalmente para se obter a depreciação, amortização ou exaustão dos ativos. Este é apenas um dos benefícios visíveis ao gestor, que via de regra necessita destas informações para:
1- Alocar o custo de depreciação por centros de custo, localização, unidades ou de acordo com a estrutura organofuncional;
2- Obter o valor patrimonial para eventuais negociações pelo valor contabilizado;
3- Elaboração do custo do produto ou serviço, alocando a parcela de depreciação correspondente;
Além disto, a correta mensuração da depreciação possibilita ganhos financeiros substanciais.
Se formos considerar que o valor da depreciação afeta negativamente o resultado do exercício, pois se classifica como uma despesa, uma empresa lucrativa, sob o ponto de vista tributário, pode desejar que sejam maiores os débitos dedutíveis de depreciação, pois haverá imediata redução do Imposto de Renda e da Contribuição Social.
Já em uma empresa com baixa lucratividade seria interessante que as despesas de depreciação sejam apropriadas em um período maior de tempo, postergando-se o reconhecimento de tais encargos.
As duas opções citadas acima são alternativas disponíveis no mercado, desde que determinadas com base em estudos e laudos técnicos especializados. Uma por apurar a taxa de depreciação acelerada e outra por determinar a taxa de depreciação pela vida útil remanescente.
Pequenos cuidados contábeis muitas vezes representam significativas vantagens tributárias, sem a necessidade de planejamentos e procedimentos complexos.
Partindo para a área do controle físico, as possibilidades de controle e ganho de produtividade são ainda maiores. Do pressuposto de que, para se obter o valor de depreciação correto é necessário que a posição patrimonial esteja atualizada e conciliada, certamente estamos falando que a organização precisa manter seus procedimentos patrimoniais em dia.
Desta forma, auditorias periódicas internas e externas, são muito importantes para a correta manutenção da situação patrimonial dos ativos. Podemos utilizar ferramentas comuns, como o controle por código de barras, que permite a leitura visual de ativos físicos, além de possibilitar integrações com sistemas patrimoniais.
Agora, caso queiramos otimização de tempo agregando maiores informações na captura e rastreabilidade dos itens, a sugestão é que façamos uso da tecnologia por RFID.
Composta de tags passivas ou ativas, permite a leitura à distância dos bens, além da gravação de informações adicionais em sua memória, que podem ser úteis para manutenção corretiva, preventiva ou preditiva da organização. A infraestrutura básica de implementação requer etiquetas passivas com material adequado para cada superfície. Por exemplo: em ativos de superfícies metálicas, uma etiqueta sem um material isolante, pode sofrer interferências e não ser passível de leitura. Além de etiquetas, um coletor ou leitor RFID via bluetooth contendo sistema apropriado para a leitura, edição e gravação, pode complementar o processo RFID.
Estamos falando em ganho de tempo de mais de 70% em um inventário periódico, onde as informações são lidas à distância e armazenadas em um banco de dados para posterior atualização do cadastro patrimonial.
A tecnologia RTLS (Real Time Location System), ainda nova no Brasil, vai além! Permite a localização do ativo dentro do seu ambiente de trabalho, possibilitando assim a precisa rastreabilidade em tempo real. Para ativos de grande movimentação, ou de uso restrito, como em hospitais, tende a facilitar e otimizar a utilização destes recursos. Aplicando a mesma tecnologia de RFID com algumas implementações específicas, é possível aproveitar o legado existente para dar velocidade no processo de validação de um ambiente RTLS.
Outra nova tecnologia disponível, é o tour virtual de ambientes, alocando identificações dinâmicas aos ativos, permitindo a verificação de informações na navegação por setores administrativos e industriais. Esta funcionalidade garante melhor visualização de plantas industriais que possuam uma área grande ou de unidades distantes, em que se faz necessário o acompanhamento dos ativos.
Como podemos perceber, existem muitas ferramentas que possibilitam um controle rápido, seguro e em alguns casos, sem interação humana, reduzindo drasticamente a necessidade de altos investimentos. Suas implementações requerem alto grau de conhecimento, haja vista o grande número de opções disponíveis no mercado, levando a compras erradas e subutilizadas, dependendo o caso. Façam o teste de maturidade do seu controle patrimonial neste link (clique aqui!).
Nos dias de hoje, em que fazer economia está mais do que na moda, fica a dica!
por Joel Costa - Diretor executivo da ApolloGE - Gestão Empreendedora
Fonte: Administradores.com.br
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