Alguns podem dizer: na empresa que trabalho não é assim! Damos muito valor ao controle patrimonial. Aí lhes digo, com a experiência de quem já trabalhou de empresas familiares a multinacionais, de telecom a indústria, além de ter, assim como vocês, amigos e conhecidos em empresas de diversos segmentos do mercado: o controle patrimonial não é prioridade nas empresas no Brasil.
Existem muitas justificativas para isso, que vai desde a falta de “cultura” nas pessoas, o alto custo em se manter um controle eficiente, falta de competência técnica para tal, etc.
O que me parece, no mínimo uma incoerência por parte da alta direção das empresas no Brasil é que, sabendo-se de todo o esforço gasto na obtenção dos recursos para investir, através das incontáveis horas no planejamento de uma operação financeira, na busca de documentação comprobatória para os bancos, na busca de parcerias ou sócios, nos gastos com roadshow, na confecção das demonstrações financeiras mais detalhadas possíveis, etc., ao consegui-lo, parece que a importância do mesmo some como mágica ou mesmo parece que nunca existiu, pois a partir do exato momento que o dinheiro que ora estava no caixa da empresa se “transforma” em bens, as empresas não hesitam em não controlar nada.
Aí vale uma observação muito importante: estar registrado contabilmente não significa que está controlado.
O controle patrimonial somente pode ser considerado eficiente se 3 aspectos forem atendidos:
1) Controle físico
2) Controle contábil
3) Normas e procedimentos
Explico rapidamente cada um deles e automaticamente vocês perceberão porque o controle patrimonial não é prioridade e praticamente não existe na maioria das empresas no Brasil.
Controle físico - Absolutamente necessário e fundamental para constatar que os registros contábeis foram efetuados corretamente, além de responder as seguintes perguntas:
- O que temos?
- Onde está?
- Em que estado de conservação?
E só há uma maneira de responder a estas e outras perguntas, que é através da realização de um inventário patrimonial completo. Para quem nunca participou de um inventário, não faz a menor ideia de que se trata na realidade, de um projeto extremamente complexo, pois envolve direta ou indiretamente todas as áreas da empresa. E não há palavra melhor que “projeto” para definir o quão complexo e cheio de detalhes e particularidades é um inventário patrimonial. Por isso, muitas empresas optam por contratar consultorias especializadas para fazê-lo e em minha opinião é realmente o melhor a se fazer, apesar disto significar “investir” um valor considerável. Digo “investir” porque gastar não é a melhor palavra para definir o valor pago para uma consultoria realizar um inventário patrimonial, valor este que provavelmente não representa 0,001% do valor do patrimônio (imobilizado, intangíveis e estoques) no balanço da empresa.
Só que não basta contratar uma consultoria para realizar o trabalho e simplesmente cruzar os braços. Se você não disser o que quer e quais os objetivos que pretende alcançar com o inventário, a consultoria certamente vai fazer o que ela considerar o melhor mas que, ao final do trabalho pode não lhe atender e tenho certeza que esta surpresa não será das mais agradáveis.
Controle contábil – Um bom plano de contas dos grupos do imobilizado e intangíveis, com contas permanentemente analisadas e conciliadas, e se possível um sistema ERP que possua um razão auxiliar (módulo de ativo fixo) bem implantado, onde seja possível ter uma base cadastral dos bens com informações mínimas como: descrição, quantidade, data de aquisição, nº de plaqueta, centro de custo, local, fornecedor, nº da nota fiscal e vida útil.
Normas e procedimentos: Única maneira de garantir a continuidade e durabilidade dos outros dois controles supracitados. Não podemos ser ingênuos de achar que todos os colaboradores da empresa, a partir de determinado momento vão passar a mudar antigos comportamentos e passar a se preocupar com a posse, guarda e movimentação dos bens da empresa. É aí que as normas e procedimentos entram como a mais importante ferramenta de acompanhamento e validação do controle patrimonial.
Se tudo que foi dito ainda não for suficiente para sensibilizar os incrédulos sobre os benefícios da implementação de um controle patrimonial na empresa, segue mais alguns argumentos:
1) Controle do nível de estoques, evitando a retenção de recursos;
2) Ajuste da vida útil econômica estimada para cálculo da depreciação, exaustão e amortização. Podendo gerar benefícios tributários;
3) Dedutibilidade no imposto de renda, dos valores na baixa dos bens identificados como obsoletos, em desuso ou sucateados, sem condição de recuperação;
4) Obrigatoriedade no atendimento a legislação vigente (art. 183, da lei 11.638 e resolução CFC nº. 1292/2010) para a correta determinação do valor recuperável dos ativos da empresa, através de teste de impairment anual;
5) Fomentar a área de seguros com informações atualizadas e fidedignas dos bens patrimoniais por local, de modo a detectar eventuais sub ou super avaliações de valores segurados, permitindo a correção dos mesmos, inclusive com possibilidade de redução no valor do prêmio pago a seguradora;
6) Atendimento as normas da Sarbanes-Oxley;
7) Mecanismo de controle para evitar a ocorrência de fraudes ou assegurar que haja meios de identificá-las quando ocorrem, garantindo a transparência na gestão das empresas;
8) Eliminar compras desnecessárias de bens novos, devido a existência de bens em desuso e/ou à disposição em outras áreas/locais da empresa;
9) O patrimônio saneado e controlado traz confiabilidade e segurança para todos que necessitem de informações a respeito da empresa (clientes internos e externos).
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por Leonardo da Gama Santos
Fonte: Administradores.com.br
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